Privacyverklaring

Shopify-app Rosenfort · 6 november 2026

RosenFort Software maakt Rosenfort voor winkeliers die hun voorraad beheren of een klantenservicebot aanbieden. Deze verklaring beschrijft wat er gebeurt wanneer je de app beheert, de bot gebruikt of ons mailt.

Als je de app beheert

Shopify geeft ons de naam, het domein, het winkelnummer en de tijdzone van je winkel. Voor het aanmelden en beveiligen van de koppeling gebruikt de app sessiegegevens, apprechten en toegangstokens. Afhankelijk van de Shopify-sessie kunnen daarbij ook een gebruikersnummer, naam, e-mailadres, taal en accountrol van een beheerder horen.

Voor het voorraadbeheer bewaart Rosenfort de geïmporteerde producten en varianten, collecties, artikel- en barcodes en de door jou ingevoerde verpakkingen, partijen, hoeveelheden en houdbaarheidsdata. Voor de klantenservice bewaart de app de ingestelde contactgegevens, openbare productinformatie en door jou beheerde vragen, antwoorden en bronlinks. Goedgekeurde antwoorden en contactgegevens kunnen in je webshop verschijnen.

Shopify verzorgt de facturering. Rosenfort gebruikt de abonnementsinformatie die Shopify doorgeeft om te bepalen welke functies je kunt gebruiken tijdens je proefperiode of betaalde abonnement. Betaalkaartgegevens voer je bij Shopify in. Als je denkt dat de toegangscontrole een fout maakt, kun je ons vragen dit te onderzoeken.

Als je de klantenservicebot gebruikt

De winkel bepaalt welke antwoorden de bot geeft. Je vraag en de opties die je kiest gaan via Shopify naar Rosenfort om een antwoord uit de kennisbank te vinden. De bot houdt geen gespreksgeschiedenis bij in de appdatabase. Het gesprek staat tijdelijk in de geopende webpagina. Met ‘Nieuw gesprek’ wis je wat je daar ziet.

Shopify kan bij een ingelogde bezoeker een klantnummer meesturen met het technische verzoek. Rosenfort gebruikt dat nummer niet voor het antwoord en houdt geen klantprofiel bij. De bot zoekt geen persoonlijke bestellingen op. Deel daarom geen bestelgegevens, medische informatie of betaalgegevens in de chat. Voor persoonlijke hulp kun je zelf contact opnemen met de winkel.

Waarvoor en met wie we gegevens verwerken

De winkel bepaalt waarom de winkelgegevens en botvragen worden gebruikt. RosenFort Software verwerkt die gegevens voor de dienstverlening aan de winkel. Voor ons eigen beheer van de app, abonnementscontrole en ondersteuning gebruiken we gegevens om de overeenkomst met de winkelier uit te voeren. We verwerken technische gegevens ook op basis van ons gerechtvaardigd belang om misbruik te voorkomen en storingen op te lossen. Voor verplichtingen uit de wet verwerken we de gegevens die daarvoor nodig zijn.

Shopify verzorgt de koppeling met je winkel. Render host de app en de bijbehorende database. De hostinginfrastructuur kan technische gegevens verwerken, zoals IP-adressen, verzoektijden en foutmeldingen. De app telt aanvragen per winkel en per minuut om overbelasting van de bot tegen te gaan.

Bij gebruik van deze diensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Meer informatie over de doorgiften en de bijbehorende waarborgen vind je in de informatie van Shopify en de verwerkersvoorwaarden van Render. Je kunt ons vragen welke waarborgen in jouw situatie gelden.

Als je ons mailt, verwerken wij en onze e-mailaanbieder Microsoft je e-mailadres, je bericht en eventuele bijlagen om je vraag af te handelen. Vermeld je winkeldomein als dat voor je vraag nodig is.

Hoelang gegevens blijven staan

Je winkelinstellingen, kennisbank en voorraad blijven beschikbaar tijdens het gebruik van de app. Een onderbreking van betaalde toegang verwijdert de winkelgegevens niet. Bij het verwijderen van de app trekt Shopify de toegang tot je winkel in. Na het verwijderverzoek dat Shopify vervolgens voor de winkel stuurt, wist Rosenfort de bijbehorende sessies en winkelgegevens uit de actieve appdatabase. Een back-up die je zelf hebt gedownload, beheer je zelf.

Technische logs en herstelkopieën volgen de bewaartermijnen van de hostingdienst. Supportcorrespondentie bewaren we zolang die nodig is om de vraag en eventuele vervolgvragen af te handelen, of langer wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.

Je privacyrechten en contact

Voor vragen over je bestelling of je gegevens als klant kun je bij de betreffende winkel terecht. De winkel kan een inzage- of verwijderverzoek via Shopify doorgeven. Gaat het om gegevens die RosenFort Software zelf beheert, dan kun je ons vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking, of waar van toepassing overdracht van je gegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

Stuur je vraag of verzoek naar RosenFort Software via rosenfort-software@hotmail.com. We kunnen aanvullende informatie vragen om te controleren dat het verzoek van de juiste persoon komt. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij je eigen toezichthouder.

Voorraadmeldingen

Bij optionele voorraad- en THT-meldingen leest Rosenfort de online verkoopbare aantallen uit Shopify. Shopify Flow verwerkt de ingestelde interne e-mail en ontvanger. Voor push bewaart Rosenfort per gekoppeld toestel het pushadres en de publieke abonnementsgegevens. De pushdienst van het toestel ontvangt de versleutelde melding, die product- of partijgegevens kan bevatten. Je kunt het toestel loskoppelen in Rosenfort. Bij verwijderen van de app worden de koppelingen en meldingsinstellingen gewist.